Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки

 На данный момент Правительство одобрило идею перевода трудовых книжек в цифровой формат и внесло проекты в Госдуму.

Электронная трудовая книжка – это база данных о трудовой деятельности гражданина, начиная с января 2020 года, формируется на основании представленных работодателем сведений в информационную систему ПФР.

Внедрять нововведения планируется постепенно.

С 2020 года придется одновременно вести бумажные книжки и подавать в ПФР сведения о трудовой деятельности работников. В течение этого года нужно подготовиться к изменениям. С 2021 года одновременно бумажный и электронный формат останется у сотрудников, которые подали заявление об этом до конца 2020 года. Для остальных будут вести только электронную книжку. Для тех, кто впервые трудоустраивается с 01 января 2021 года, нужно будет применять только новый формат.

В чем отличия электронной трудовой книжки от бумажной

Работодатель будет формировать сведения о трудовой деятельности работника за период его работы у работодателя, в том числе о работе по совместительству, в электронном виде.

Главное отличие — сведения о трудовой деятельности сотрудника будут храниться в электронном виде у работодателя и в ПФР.

Сохранится практически вся информация, которую сейчас вносят в трудовую книжку. Не будет только записей об образовании сотрудника и его поощрениях.

Работодатель обязан будет выдать работнику сведения о трудовой деятельности по его заявлению (письменно или в электронном виде) – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления, при увольнении – в день прекращения трудового договора.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности:

— Полученные у работодателя, по последнему месту работы на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

— и (или) полученные из информационной системы ПФР, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом ПФР или МФЦ;

— либо полученные работником из информационной системы ПФР в электронном виде направляет их посредством ЕПГУ

Как часто придется подавать электронные сведения

Данные о работнике понадобится направлять в ПФР с 1 января 2020 года ежемесячно. Это самостоятельный вид отчетности. Информацию о приеме или увольнении с 2021 года нужно будет сообщать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Преимущества ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде и их использование

— сохранность персональных данных в информационной системе ПФР и возможность в любое время ознакомиться со сведениями о трудовой деятельности.

— снижение издержек работника и работодателя при  трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации

— дополнительные возможности трудоустройства для удаленных работников за счет простоты взаимодействия с работодателем

— при обращении гражданина за государственными и муниципальными услугами он освобождается от обязанности предоставлять сведения о трудовой деятельности