Задачи
1.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению, в том числе:
-хранение и учет документов, принятых в Отдел; представление в установленном порядке учетных данных в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела;
-ведение БД « Архивный фонд» с последующей передачей информации в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела для включения сведений в Центральный фондовый каталог;
-проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
-подготовка, представление администрации Омутнинского района и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе.
Функции
2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:
-документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в муниципальной собственности: органов местного самоуправления и муниципальных организаций, хранящихся в Омутнинском муниципальном архиве (за исключением архивных документов, переданных в этот архив на основании договора хранения без передачи их в собственность);
— архивных фондов поселений;
-документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности области, в результате наделения органа местного самоуправления Омутнинского муниципального района отдельными государственными полномочиями;
-документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной государственной собственности, в случае наделения органа местного самоуправления Омутнинского муниципального района отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к федеральной государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования « Омутнинский район»;
-документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, в том числе личного происхождения, переданных Отделу по договору;
-документов по личному составу ликвидированных организаций, действующих на территории муниципального образования;
-печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;
-учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;
-документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договора между собственником или владельцем архивных документов и администрацией муниципального района, или Отделом, действующим от имени администрации района при наличии доверенности.
2.1. Комплектование Отдела документами Архивного фонда Российской Федерации:
— составление списков организаций – источников комплектования Отдела, утверждение их главой администрации муниципального района, согласование с уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела;
— проведение совместно с организацией в установленном порядке экспертизы ценности документов и их отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации;
— прием в Отдел документов постоянного хранения, в том числе документов архивных фондов поселений, и других архивных документов, в том числе по личному составу, после утверждения описей дел постоянно хранения и согласования описей дел по личному составу с уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела;
2.3. Организационно- методическое руководство деятельностью архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации Омутнинского муниципального района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов:
-проведение проверок состояния делопроизводства и временного хранения документов муниципальной собственности, документов по личному составу;
-ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Омутнинского муниципального района;
— рассмотрение и согласование положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;
-рассмотрение и представление в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела поступивших от организаций – источников комплектования Отдела описей дел постоянного хранения и по личному составу;
-рассмотрение и представление в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела поступивших от ликвидируемых организаций описей дел по личному составу и долговременного хранения;
-изучение и обобщение практики работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
-оказание консультативно – методической помощи: проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.
2.4. Информационное обеспечение администрации Омутнинского муниципального района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
-информирование органов местного самоуправления, муниципальных организаций о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц;
-организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
-исполнение социально – правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, прием граждан;
-создание и совершенствование научно – справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно- поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий, переданных органу местного самоуправления Омутнинского муниципального района.